SEO: les étapes et infos clés

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Lorsqu’on est spécialisé dans un domaine particulier, donner des formations est un excellent moyen de développer son activité et son chiffre d’affaires. Voici un retour d’expérience sur la création d’un organisme de formation. Je vous propose ainsi, de partager avec vous les démarches pour devenir formateur ou organisme de formation. C’est parti…


Formation pour créer son organisme de formation

formation Créer et référencer son organisme de formation

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Dossier créer son organisme de formation

A noter que ce dossier sur la création d’activité de formation professionnelle est régulièrement mis à jour. Ce dossier essaye de répondre à un maximum de questions qu’on peut se poser lors de la création d’une offre de formation professionnelle. Si il manque des sujets, n’hésitez pas à nous soumettre vos questions en commentaire 😉

Créer son organisme de formation : les avantages

Avant de passer au côté pratique, rappelons les principaux avantages à devenir organisme de formation, que cela soit à titre individuel (en étant formateur indépendant) ou pour votre entreprise.

Lorsque vous obtenez un numéro de déclaration d’activité de formation professionnelle, vos clients peuvent obtenir des aides pour financer la formation. Selon leur profil, différents dispositifs de prise en charge peuvent être activés.

Notons, par exemple, les financeurs OPCO (ex OPCA) pour les entreprises de moins de 50 salariés ou les indépendants, le Plan de développement des compétences pour les entreprises de plus de 50 salariés ou encore l’Aide Individuelle à la Formation (AIF) du Pôle Emploi pour les demandeurs d’emploi.

Si vous organisez des formations certifiantes ou diplômantes, vos apprenants peuvent également utiliser leur Compte Personnel de Formation (ou CPF successeur du DIF) via le site Mon Compte Formation.

Ainsi votre action de formation pourra être prise en charge totalement ou partiellement.

Vous pourrez tout aussi bien organiser des formations inter entreprise (si vos clients viennent d’entreprises différentes) ou intra entreprise (si tous les stagiaires sont d’une même entreprise). Dans les deux cas, pensez à prévoir, à l’avance, la location de votre salle de formation.

A partir du moment où vous proposez des formations de qualité, il est donc assez facile de vendre vos formations à vos clients existants ou prospects puisque le coût après prise en charge est restreint.

Mais, pour justifier du fait que vous êtes dans une démarche qualité, vous devez obtenir la certification Datadock, et à partir de 2022, suite à la réforme de la formation, la certification Qualiopi. Deux certifications indispensables pour développer votre activité de formation.

Attention, s’il est assez facile d’enregistrer un organisme de formation, la démarche ne doit pas être prise à la légère.

En effet, en tant qu’organisme de formation vous serez soumis à un certain nombre de règles qu’il faudra respecter sous peine d’avoir de nombreuses amendes en cas de contrôle. Nous le verrons plus loin dans cet article. Avant cela commençons par les démarches de création d’un organisme.

Les réflexions à mener en amont de son projet d’organisme de formation

La première réflexion à mener va se faire sur les thématiques sur lesquelles vous pouvez former. Listez toutes les expertises dont vous disposez et sur lesquelles vous êtes en mesure de former un public de professionnels. Servez-vous en de base pour la création de votre business plan.

Au-delà de vos capacités à former sur un sujet, le succès de votre organisme de formation reposera également sur vos connaissances de votre cible d’apprenants. Il est important d’avoir une cible bien déterminée et de connaitre précisément ses besoins. N’hésitez pas à avoir un maximum d’échanges avec vos prospects et clients pour identifier leurs besoins et problématiques.

Une fois que vous aurez fait ce travail, vous pourrez monter des programmes de formation répondant précisément aux besoins de votre clientèle cible. Attention également de ne pas tomber dans le pièce de l’expert, adaptez les programmes et objectifs pédagogiques au niveau de votre cible.

Vous pourrez ensuite développer votre catalogue de formations. Bien sûr ce catalogue évoluera au fil du temps et des échanges avec les apprenants.

Créer son centre de formation et obtenir son numéro de déclaration d’activité en s’enregistrant auprès de la DREETS (ex DIRECCTE)

Pour devenir officiellement formateur, vous devez vous déclarer auprès de la DREETS de votre région (ou Direction Régionale des Entreprises, de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et de la Solidarité). Cette déclaration doit être faite dès votre première formation donnée ou au plus tard dans les trois mois suivants celle-ci.

Vous aurez à fournir les pièces suivantes :

  1. Le bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation (Téléchargeable ici)
  2. Un justificatif d’attribution de numéro Siren que vous soyez auto-entrepreneur ou en société classique (SARL, EURL, SAS, SASU…). Sachez que le statut juridique n’aura pas d’impact sur votre activité de formation, même si vous êtes en portage salarial.
  3. Un bulletin N°3 de votre casier judiciaire de moins de 3 mois (plus d’infos ici)
  4. La liste des formateurs et leur curriculum vitae qu’ils soient intégrés à votre entreprise ou sous-traitants
  5. Un premier contrat de formation. Soit une convention de formation professionnelle si vous donnez une formation à une personne morale soit un contrat de formation professionnelle si votre client est un particulier (les modèles sont sur la même page que le modèle de liste des formateurs, cf. lien précédent). Attention, les mentions suivantes sont obligatoires pour ces documents : numéro de déclaration d’activité (ou mention « numéro de déclaration d’activité en cours d’attribution », nom ou raison sociale des signataires, intitulé et nature de formation, durée de la formation, modalités de contrôle des connaissances et sanction de l’action de formation).
  6. La copie du programme de formation. Pour ce document, veillez à avoir les mentions suivantes : objectifs de la formation, public visé, prérequis nécessaires, durée, moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre, contenu détaillé de la formation et suivi et évaluation.

Une fois que vous avez en votre possession tous ces éléments, vous pourrez constituer votre dossier de création d’organisme de formation. Il vous restera ensuite à l’envoyer en recommandé à la DREETS (ex DIRECCTE) de votre région.

La démarche est simple, la principale difficulté va être de trouver un premier client. En effet, lorsqu’une personne ou une entreprise vous fait une demande de formation, pour que sa demande soit acceptée, l’organisme doit forcément être enregistré.

Or, lorsque vous dispensez une première formation, vous n’avez pas encore votre numéro d’activité ou numéro d’enregistrement. C’est un peu le serpent qui se mord la queue, mais une fois que vous avez franchi cet obstacle, rien de compliqué.

Dans votre premier contrat ou convention, il suffit de mettre « numéro de déclaration d’activité en cours d’attribution » tant que vous n’avez pas votre numéro de déclaration d’activité.

Le plus simple étant de faire une formation à un client de confiance afin de compléter son dossier.

Une fois votre dossier envoyé avec les pièces justificatives, il y-a un délai de réponse d’une trentaine de jours. Cependant, le délai de 30 jours est rarement tenu. De notre côté, il y-a eu plus ou moins deux mois avant d’avoir notre numéro de déclaration d’activité.

La DREETS peut refuser le dossier de création d’organisme de formation dans certains cas notamment si vos formations ne suivent pas les dispositions légales relatives à la formation ou si les documents (contrat, convention, programme…) n’ont pas les bonnes mentions obligatoires ou encore si vous oubliez d’envoyer certaines pièces demandées.

A noter qu’il est possible d’obtenir une exonération de TVA. Une demande doit être faite. Les conditions sont les suivantes :

  1. Avoir effectué sa déclaration d’activité ;
  2. Réaliser un bilan pédagogique et financier (le document qui permet de déclarer son activité chaque année à la DIRRECTE) sauf la première année d’activité.

Ensuite, pour demander votre exonération de TVA, il vous suffit de remplir le formulaire 3511 et de l’envoyer en recommandé à la DREETS.

A noter également que, dans les trois mois suivant la création de votre organisme de formation, vous devrez avoir créé un document de règlement intérieur. Ce document comprend les mesures de santé et de sécurité liées au lieu de formation, les règles disciplinaires et si vos formations font plus de 500 heures, les modalités d’élection des représentants des stagiaires. Vous pouvez retrouver un exemple de règlement intérieur sur le site de la DREETS de votre région.

Quel statut juridique choisir pour son entreprise de formation ?

Aucun statut spécifique n’est obligatoire, vous pouvez choisir le statut correspondant le mieux à votre projet et business plan. Si vous êtes formateur individuel, vous pouvez opter pour une micro-entreprise, SARL unipersonnelle ou encore SASU.

Si vous avez des associés SARL ou SAS.

Le choix se fera en fonction de votre activité et des ambitions que vous avez vis-à-vis de cette dernière. Le mieux étant de se faire conseiller par un expert-comptable au démarrage.

Attention ce choix aura des impacts sur le système d’imposition et le type de responsabilité. Veillez donc à vous faire conseiller lorsque vous créez votre organisme de formation.

A noter que vous pouvez également passer par une société de portage, certaines de ces sociétés vous proposent même de gérer tout l’aspect administratif de votre organisme de formation.

En fonction de votre situation, vous pourrez bénéficier d’aides pour la création de votre entreprise et la mise en place de votre business plan. Si vous êtes demandeur d’emploi, renseignez-vous sur les dispositifs suivants : ACCRE, ARE, ARCE.

Dans les autres cas, vous pourrez également vous renseigner auprès de la chambre de commerce et d’industrie de votre région. Elle pourra vous orienter sur les différentes aides afin de mener à bien votre projet de création d’organisme de formation.

Pour trouver des informations concernant les aides aux entreprises, n’hésitez pas à vous rendre sur le site les-aides.fr !


Formation pour créer son organisme de formation

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Que faire après avoir obtenu son agrément d’organisme de formation / numéro de formateur

Votre numéro d’enregistrement en poche, vous devrez ensuite respecter un certains nombre d’obligations et obtenir la certification Qualiopi.

Les obligations à respecter lorsqu’on est organisme de formation

Une fois que vous avez officiellement créer votre organisme de formation, vous êtes soumis à un bon nombre d’obligations. Généralement, lorsque la DREETS (Ex DIRECCTE) vous envoi votre numéro, une journée d’informations vous est proposée.

Un conseil, allez-y.

Même si cela vous fait perdre une journée, vous aurez ainsi toutes les informations et obligations légales pour faire les choses correctement.

Parmi ces obligations, on va, par exemple, noter la remise d’un certain nombre de documents à vos clients :

Avant la formation :

  1. Une convention de formation ou un contrat de formation professionnelle selon les cas (entreprise ou particulier). Attention pour les particuliers, les règles sont plus strictes notamment concernant les délais de rétractation.
  2. Le règlement intérieur de votre organisme de formation.

Durant la formation :

  1. La signature d’un document d’émargement par demi-journée pour chacun des stagiaires formés ainsi que pour les formateurs.

Après la formation :

  1. Une attestation de fin de formation.
  2. Une attestation de présence / certificat de réalitsation.

Vous devrez également mettre en place des questionnaire d’évaluation de la satisfaction à chaud (juste après la formation) et à froid (3 mois après, par exemple).

Pour plus de détail sur les documents encadrant les formations, rdv ici.

Et si vous sous-traitez la formation à un formateur (toujours enregistré auprès de la DREETS bien sûr), un contrat de sous-traitance devra également être mis en place. Il faudra faire cela systématiquement avec tous les prestataires de formation et formateurs indépendants avec qui vous travaillez.

Sachez qu’en cas de contrôle, si une de ces obligations n’est pas respectée, vous pouvez avoir une amende (environ 4500€ par non-respect et cumulatif si plusieurs points ne sont pas respectés).

Pour chacune des formations que vous donnez, pensez à garder l’ensemble de ces documents et à vous faire un tableau récapitulatif pour avoir en tête les montants à déclarer chaque année. Mieux, investissez dans un CRM formation pour gérer ça plus facilement.

En effet, en avril, vous devrez déclarer votre activité via le bilan pédagogique et financier (ou BPF pour les intimes). Rien de compliqué, mais à ne surtout pas oublier. L’Express a publié un article intéressant à ce sujet, vous pourrez y retrouver plus d’infos concernant le bilan pédagogique et financier et d’autres informations liées à création d’un organisme de formation.

Via ce bilan pédagogique, vous devrez indiquer chaque année les chiffres clés de votre activité de formation :

  • Répartition par type de financement (entreprise, OPCO, fonds de formation, CPF…).
  • Montant dépensé dans le salaire des formateurs ou dans les prestations pour les formateurs externes.
  • Répartition des stagiaires par type (salarié, demandeur d’emploi…).
  • Répartition par type de formation professionnelle (diplômante, certifiante, autres actions de formations) et par domaine.

Pour bien vous organiser, pensez à faire un tableau de bord Excel pour suivre ces éléments tout au long de l’année afin de gagner du temps au moment de la déclaration annuelle.

Au-delà du bilan pédagogique, si vous atteignez deux des trois seuils suivants, vous serez dans l’obligation de prendre un commissaire aux comptes :

  • Trois salariés en contrat à durée indéterminé.
  • 153.000€ de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources.
  • 230.000€ au total du bilan.

Pensez à surveiller ces seuils avec votre expert-comptable.

Vous pouvez également trouver des informations complémentaires sur le site dreets.gouv.fr

Et bien sûr, difficile de parler de création d’organisme de formation sans évoquer Datadock et Qualiopi.

Certifier son organisme de formation avec Qualiopi

A partir de 2022, les organismes de formation doivent avoir la certification Qualiopi pour que leurs clients puissent bénéficier de prise en charge pour leurs formations. En 2017, Datadock avait été créé par les OPCO afin de s’assurer de la qualité des prestations de formations professionnelles dispensées par les organismes. Qualiopi le remplacera en 2022.

Qualiopi, au-delà des OPCO, est un socle commun nécessaire pour obtenir tout type de financement (du CPF à Pôle Emploi, en passant par les OPCO).

Qualiopi est basé sur le référentiel national qualité (RNQ pour les intimes). Ce référentiel liste 7 critères qualité divisés en 32 indicateurs.

Vous devez donc mettre en place une démarche qualité intégrant ces critères et indicateurs et les faire certifier par un organisme certificateur.

Afin d’être efficace pour créer un organisme de formation, intégrez le plus tôt possible la démarche qualité dans l’organisation de votre activité.

La première étape est d’étudier le référentiel national qualité (que vous pouvez retrouver ici) et de mettre noir sur blanc les actions que vous menez pour chacun des critères. Ce document vous servira de base pour l’audit que vous devrez passer.

Vous verrez, certains critères ne concernent que certaines catégories d’organismes de formation, vous n’aurez donc pas forcément à compléter les 32 indicateurs.

Une fois votre processus qualité bien cadré, contactez un organisme certificateur afin qu’il vous audite. Il y-en-a une quinzaine (dont ICPF que nous avons choisi pour notre certification Qualiopi, ISQ, Socotec, AB certification…).

Attention, les délais pour passer l’audit peuvent être longs, prévoyez 2/3 mois. Les tarifs vont varier en fonction de la taille de votre organisme de formation. Demandez des devis à plusieurs organismes certificateurs pour vous faire une idée. A noter que si vous disposez déjà d’un label qualité, vous bénéficierez d’un audit allégé. Les tarifs commencent généralement autour de 1500€HT.

Une fois votre certification Qualiopi en poche, vous devrez la repasser tous les 3 ans et avoir un audit de surveillance à mis parcours.

A noter que si vous intervenez exclusivement en tant que formateur occasionnel en sous-traitance d’autres organismes de formation, vous pouvez vous passer de Qualiopi. Vous devrez, cependant, vous engager à respecter les processus qualité de l’organisme qui vous sous-traite la mission d’animation de formation.

Pour plus d’informations sur Qualiopi, lisez notre dossier dédié.

Aller au delà de Qualiopi

Disposer du label qualité Qualiopi sera nécessaire mais si vous le souhaitez, vous pouvez aller au delà en disposant d’un label qualité supplémentaire. Le CNEFOP en propose plusieurs, suivez ce lien pour en savoir plus.

Organiser son offre de formation professionnelle : présentiel, foad, blend-learning…

Créer un organisme de formation nécessite également de réfléchir aux différents formats de formation à proposer dans son catalogue de formation.

Le présentiel est le format auquel on pense en premier, c’est le format classique le plus apprécié des apprenants. Pourquoi ? Tout simplement car les échanges humains que cela soit avec le formateur ou avec les autres apprenants rend l’expérience plus engageante.

L’elearning ou FOAD (Formation Ouverte A Distance) est de plus en plus plébiscité par sa souplesse et ses formats innovants. Vous pouvez opter pour des modules préenregistrés ou des classes virtuelles en direct pour se rapprocher de l’expérience du présentiel.

Le blend learing est un parcours de formation mixant les deux formats.

Quel que soit le format pour lequel vous optez, les obligations liées à l’activité de formation professionnelle resteront les mêmes.

Une fois vos formats définis, vous devrez réfléchir à vos besoins en ressources humaines et matérielles :

  • De combien de formateurs avez-vous besoin dans votre équipe ? Ces formateurs sont-ils salariés ou sous-traitants ? Quel est le budget à consacrer que cela soit en salaire ou en prestation ?
  • Dois-je louer une salle de formation ? Si oui de quelle taille, dans quelle localité ?
  • Dois-je m’équiper en outil et services ? crm formation, outil de classe virtuelle, matériels pour les formations en présentiel…

Développer ses méthodes pédagogiques

Si vous animez vous-même les formations, vous devrez développer vos méthodes pédagogiques et si vous avez une équipe de formateurs, vous devrez veiller à ce qu’ils se forment régulièrement en techniques d’animation de formation.

Méthode d’apprentissage chez l’adulte, préparation de sa formation et de ses supports, déroulé pédagogique, maitrise des temps forts de la formation, communication verbale et non verbales, instauration d’un climat favorable à l’apprentissage… sont autant de sujets à creuser pour devenir un bon formateur. Sur ce sujet, je vous invite à lire notre article sur les techniques d’animation de formation.

Vous devrez veiller également à peaufiner vos programmes de formation, des objectifs pédagogiques annoncés aux programmes en lui-même en passant par les prérequis.

Quelques conseils pour aller plus loin et développer son activité de formation

Avec le recul de la création de notre organisme de formation, voici quelques conseils que je donne à toutes personnes souhaitant se lancer dans la formation professionnelle :

1 : Bien connaitre le profil de ses apprenants. Plus vous les connaitrez plus vous pourrez créer des programmes de formations qui répondent vraiment à leurs besoins. Et plus vos programmes seront faciles à vendre.

2 : Maitriser l’ensemble des dispositifs de financement et fonds de formation. Si vous connaissez sur le bout des doigts tous les dispositifs de financement, vous pourrez plus facilement orienter vos clients dans leurs démarches. CPF, OPCO, Plan de développement des compétences, Aide Individuelle à la formation Pôle Emploi, crédit d’impôt pour les dirigeants… Vous devez connaitre tous ces dispositifs et avoir une veille active dans le domaine de la formation pour orienter au mieux vos clients.

3 : Disposez d’une trousse à outil de l’organisme de formation. On l’a vu, l’activité de formation est encadrée de nombreux documents (contrat, convention, émargement, attestation de présence, attestation de fin de formation…). Pour être efficace et gagner du temps, équipez-vous d’un CRM dédié aux organismes de formation. De mon côté, j’ai opté pour Digiforma. Si vous souhaitez bénéficier d’un mois gratuit, vous pouvez utiliser mon code parrain : PARRAIN-9432013658 😊 Autres outils qui peuvent vous aider : les outils de classes virtuelles pour dispenser vos formations en ligne.

4 : Mettez-vous le plus tôt possible dans une démarche qualité. C’est elle qui vous assurera d’avoir des financements pour vos formations sur le long terme.

5 : Pensez à référencer votre offre sur le Pôle Emploi et le site du Carif-Oref de votre région. Le but des Carif-Oref : informer le public sur l’offre de formation en France. Par exemple, en région Parisienne, c’est Défi Métiers.

6 : Faites en sorte de proposer une offre de formation éligible au CPF. Pour être éligible au CPF, il faut proposer au choix : une formation diplômante, une formation certifiante, une formation préparant à un CQP (certification de qualification professionnelle), une formation aidant à la création d’entreprise ou encore un bilan de compétence. A ce sujet, lisez notre article « Rendre ses formations éligibles au financement CPF »

7 : Faites vos calculs avant de demander l’exonération de TVA. En effet, après exonération de TVA vous ne pourrez plus vous faire rembourser la TVA sur vos achats liés à la formation.

Par exemple, pour proposer une formation certifiante, vous pouvez passer un partenariat avec un organisme certificateur qui vous autorisera à dispenser des formations qui préparent à sa certification. Il y-a également la possibilité de créer sa propre certification mais c’est un processus complexe. Plus d’infos sur le site francecompetences.fr.

Pour ma part, c’est l’éligibilité CPF et la maitrise des différents dispositifs de financement qui m’a permis de booster mon activité d’organisme de formation.

Communiquer autour de son offre de formation

Une fois votre organisme de formation créé, vous devez mettre en place une communication efficace pour obtenir des clients pour vos formations. La base est d’avoir un site internet présentant votre offre. Le site doit vous permettre de capter des prospects via un formulaire, par exemple. Une fois le site en ligne, un plan de communication doit être mis en place.

Pensez à optimiser votre site pour le référencement sur Google, choisissez bien les expressions sur lesquelles optimiser vos contenus. Publiez également des contenus de façon régulière. Voyez ces contenus comme autant de portes d’entrées vers votre site.

Vous pouvez également lancer des publicités sur Google, Facebook ou les sites spécialisés dans le domaine de la formation.

N’oubliez pas non plus la communication plus classique type flyer, participation à des salons, publicités dans les magazines…

Votre communication doit se faire en continu pour développer progressivement votre chiffre d’affaires.

Liste publique des organismes de formation

A noter que le gouvernement publie une liste publique des organismes de formation déclarés et à jour de leur obligation de transmission du bilan pédagogique et financier. A partir du moment où votre organisme sera enregistrée et à jour de ses obligations, vous apparaitrez sur cette liste.

Pour conclure

Malgré les contraintes administratives imposées aux centres de formation, créer un organisme de formation peut être intéressant pour développer son chiffre d’affaires et diversifier son offre. Si il vous reste une question, n’hésitez pas à la poser via les commentaires 🙂

Au passage, si vous recherchez une formation professionnelles dans les domaines liés au webmarketing, je vous invite à découvrir notre offre de formation Training & co’m !

Et si vous envisagez de devenir formateur, pensez à vous former aux méthodes et outils pédagogiques ! Découvrez 8 bonnes raisons de suivre une formation de formateur et notre parcours dédié ci-dessous :


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